OCTOVO hat keine Funktionsliste — du sagst ihm in einem Satz, was er übernehmen soll. Diese Seite sammelt 49 solcher Sätze aus sieben Berufsfeldern und zeigt an vier Aufträgen, was daraus wird.

Beispiele

Die Liste hört nicht auf

OCTOVO hat keine Funktionsliste, die wir dir vorgeben. Er hat acht Arme und ein Ohr. Was daraus wird, entscheidest du mit einem Satz. Hier sind neunundvierzig — such dir dein Fach.

Zu den sieben Fächern

Sieben Fächer

Such dir dein Fach

Jeder dieser Sätze ist ein vollständiger Auftrag — so hingeschrieben, wie man es einem Menschen sagen würde.

Eine Frage, eine Antwort.

Handwerk & Bau

Anlass · Formular: Wenn eine Anfrage über die Webseite kommt, schick sofort unsere Eckdaten und trag mir einen Rückruf ein.
Anlass · Freitag 15:00: Sag mir jeden Freitag, welche Angebote seit über einer Woche unbeantwortet sind.
Anlass · Datei im Ordner: Lieferscheine aus dem Scan-Ordner den richtigen Baustellen zuordnen.
Anlass · Wetterlage: Wenn für morgen Regen gemeldet ist, sag mir, welche Außentermine betroffen sind.
Anlass · Eingangsrechnung: Prüf bei Lieferantenrechnungen, ob der Betrag zum Angebot passt — und sag es mir, wenn nicht.
Dauerregel: Terminbestätigungen an Kunden schickst du direkt — die Anfahrtszeit schätzt er dir dazu.
Anlass · Letzter Werktag: Am Monatsende alle Belege gesammelt an die Kanzlei, mit Summe im Betreff.

Büro & Verwaltung

Anlass · Posteingang: Sortier mir das Postfach nach drei Stapeln: braucht Antwort, braucht Ablage, kann weg.
Anlass · Zweite Nachfrage: Wenn jemand zum zweiten Mal nachfragt, leg es mir sofort vor — nicht erst im Überblick.
Anlass · Freitag: Urlaubsanträge über die Woche sammeln und mir freitags als Liste vorlegen.
Anlass · Auf Zuruf: Schreib aus meinen Stichpunkten ein Protokoll und schick es an alle Teilnehmer.
Anlass · Abwesenheitsnotiz: Merk dir, wann die Person zurück ist, und erinner mich am Tag danach.
Anlass · Monatserster: Leg die Ordnerstruktur für den neuen Monat an, so wie letzten Monat.
Anlass · Frist: Wenn ein Vertrag ausläuft, sag mir sechs Wochen vorher Bescheid.

Kanzlei & Praxis

Anlass · Neue Mandantenpost: Anfragen einstufen und mir mit Frist vorlegen, dringende zuerst.
Anlass · Absage: Wenn ein Termin abgesagt wird, biete von dir aus zwei Ersatztermine an.
Anlass · Posteingang: Erkenn Fristen in eingehender Post und leg sie mit Vorlauf in den Kalender.
Dauerregel: Empfangsbestätigungen gehen sofort raus, ohne mich zu fragen.
Anlass · Fünf Tage still: Fehlende Unterlagen freundlich nachfassen, wenn nach fünf Tagen nichts kam.
Anlass · Terminende: Schreib aus meinem Diktat eine Kurznotiz und leg sie zur Akte.
Anlass · Täglich 8:00: Gib mir eine Tagesliste: welche Akte heute, welche Frist diese Woche.

Handel & Werkstatt

Anlass · Bestellung: Bestätigung mit voraussichtlichem Liefertermin raus, sobald eine Bestellung reinkommt.
Anlass · Reklamation: Reklamationen erkennst du und meldest sie mir sofort, nicht erst morgen früh.
Anlass · Monatlich: Vergleich einmal im Monat die Preise unserer drei Hauptlieferanten im Netz.
Anlass · Neue Bewertung: Schreib eine höfliche Antwort auf jede Bewertung — ich gebe sie frei.
Anlass · Zustellmeldung: Wenn ein Paket als zugestellt gemeldet wird, informier den Kunden.
Anlass · Vor Feiertagen: Aktualisier die Öffnungszeiten überall, wo sie stehen, und sag mir wo.
Anlass · Freitag: Welche Artikel wurden diese Woche am häufigsten angefragt?

Agentur & Kreativ

Anlass · Kundenfeedback: Mach aus jedem Feedback eine Aufgabenliste und häng sie ans Projekt.
Anlass · Montag 9:00: Leg mir die Beiträge für die Woche vor, fertig formuliert, mit Bildvorschlag.
Dauerregel: Kommentare beantwortest du selbst, alles Kritische kommt zu mir.
Anlass · Projektstatus: Stell die Rechnung, sobald ein Projekt auf „fertig“ steht.
Anlass · Termin im Kalender: Fass mir das Briefing zusammen, eine Stunde bevor ich ins Gespräch gehe.
Anlass · Monatlich: Schau bei den vier Wettbewerbern nach, was sich auf der Seite geändert hat.
Anlass · Zehn Tage still: Fass bei Angeboten nach, die zehn Tage alt sind — freundlich, nicht bettelnd.

Verein & Ehrenamt

Anlass · Anmeldemail: Sammel die Anmeldungen zum Sommerfest und sag mir täglich den Stand.
Anlass · Monatsanfang: Schreib den Mitgliederrundbrief aus meinen Notizen und leg ihn mir vor.
Anlass · Offener Beitrag: Erinner freundlich, wenn ein Beitrag nicht eingegangen ist — höchstens zweimal.
Anlass · Auf Zuruf: Find einen Termin für die Vorstandssitzung und frag alle sieben durch.
Anlass · Neue Fotos: Sortier die Fotos vom Wochenende und bereite fünf für die Seite vor.
Anlass · Zuschussfrist: Behalt die Fristen für Zuschüsse im Blick und sag rechtzeitig Bescheid.
Anlass · Nach der Veranstaltung: Schick jedem Helfer eine Danke-Nachricht, mit Namen, nicht als Serienbrief.

Für dich selbst

Anlass · Rechnung im Postfach: Sag mir Betrag und Fälligkeit, ohne dass ich die Mail öffnen muss.
Anlass · Monatlich: Bestell alle Newsletter ab, die ich seit drei Monaten nicht geöffnet habe.
Anlass · Sonntag 19:00: Was steht diese Woche an? Termine, Fristen, was ich vergessen habe.
Anlass · Auf Zuruf: Schick den Link von gestern mit der Spülmaschine an meinen Vater.
Anlass · Geburtstag: Erinner mich eine Woche vorher — und schlag was vor, das zur Person passt.
Anlass · Kontoauszug: Markier Abbuchungen, die es letzten Monat noch nicht gab.
Anlass · Neue Bilder: Leg die Urlaubsfotos in einen Ordner, nach Tagen sortiert, Unscharfes aussortiert.

Was er kann — der Überblick

Vier im Detail

Aus dem Satz wird ein Auftrag

Kein Regel-Editor, keine Bedingungsketten. Du sagst es — und siehst sofort, was daraus wird: Art, Anlass, Tätigkeit, Freigabe, Ablageort.

Oben der Anlass, unten das Ergebnis.

Morgen-Überblick

Hey, stell sicher, dass du mir jeden Morgen eine Übersicht meiner Projekte, neuen Mails und des Wetters gibst.

Art

Wiederkehrender Auftrag

Anlass

Jeden Werktag um 07:00

Ich tue

Mails sammeln, Kalender lesen, Wetter holen, Zusammenfassung hinlegen

Freigabe

Nicht nötig — es geht nichts nach außen

Landet in

Liste → Wiederkehrend, jederzeit abschaltbar
Belege sammeln

Sammel alle Rechnungen, die reinkommen, und schick sie am Monatsende an die Steuerkanzlei.

Art

Dauerauftrag mit Mappe

Anlass

Sobald ein Beleg erkannt wird

Ich tue

Betrag und Datum auslesen, in die Monatsmappe legen, am Letzten weiterleiten

Freigabe

Vor dem Versand an die Kanzlei — du siehst die Summe

Landet in

Mappe → Belege, Monat für Monat getrennt
Anfragen beantworten

Wenn eine Anfrage über das Kontaktformular kommt, antworte innerhalb einer Stunde mit unseren Eckdaten.

Art

Auslöser-Auftrag

Anlass

Neue Mail von formular@octovo.de

Ich tue

Anfrage einstufen, Eckdaten einsetzen, Entwurf bereitlegen

Freigabe

Bei Neukontakten immer — bei bekannten Kunden auf Wunsch direkt

Landet in

Liste → Auslöser, mit Zähler der letzten 30 Tage
Termin verschieben

Wenn ich einen Termin absagen muss, such gleich zwei Ersatztermine in der Folgewoche.

Art

Auftrag auf Zuruf

Anlass

Du sagst einen Termin ab

Ich tue

Kalender lesen, Fahrzeiten schätzen, zwei Vorschläge formulieren

Freigabe

Immer — die Absage geht nie ungelesen raus

Landet in

Freigaben, mit beiden Alternativen im Entwurf

Wie Aufträge im Programm aussehen

Noch mehr Sätze

Und elf aus dem Alltag

Wenn der Steuerberater etwas anfordert, such es raus und leg es mir hin.
Sag mir montags, wer diese Woche Geburtstag hat — Kunden und Kollegen.
Angebote über 5.000 Euro legst du mir immer vor, egal wie bekannt der Kunde ist.
Wenn zwei Termine sich überschneiden, schlag mir eine Lösung vor.
Bewerbungen sammeln, Eckdaten rausziehen, Eingangsbestätigung raus.
Alles von dieser Adresse landet ungelesen in der Ablage.
Wenn ich nach 19 Uhr noch Mails schreibe, schick sie erst morgens um acht.
Bau mir aus den Notizen der Woche eine Übergabe für die Vertretung.
Prüf jeden Ersten, welche Abos wir eigentlich noch brauchen.
Wenn ein Kunde kündigt, sag mir Bescheid, bevor ich es woanders lese.
Fotos von der Baustelle nach Projekt einsortieren, sobald sie ankommen.

Alles Neue landet auf drei Stapeln: wichtig, kann warten, Werbung.

Deiner ist nicht dabei? Dann schreib ihn hin. Genau das ist der Punkt: Wir haben nicht neunundvierzig Funktionen gebaut. Wir haben einen Assistenten gebaut, der zuhört und dann anfängt.

Sieben Situationen ausführlich — die Anwendungsfälle Zur Startseite