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OCTOVO
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OCTOVO durchsucht das Postfach nach Rechnungen, liest die Anhänge, legt jeden Beleg als Datei in deinen Belegordner und in eine Mappe mit Stückzahl und Summe. Am Monatsende schreibt er die Mail an die Steuerkanzlei mit allen Belegen im Anhang — diese Mail geht in jeder Autonomiestufe erst nach deiner Freigabe hinaus.

Anwendungsfälle · Der 31., 18:00

Monatsende. Frau Kern wartet auf die Belege — und die liegen in 412 Mails.

Telekom, Baumarkt, Tankstelle, der Hoster, die Werkstatt: jede Rechnung kam als Anhang, irgendwann im Monat, zwischen allem anderen. Du suchst nach „Rechnung", findest die Hälfte, lädst PDFs herunter, benennst sie um, vergisst zwei — und die Steuerkanzlei fragt am 5. nach, was fehlt.

Was du sagst

Sammel alle Rechnungen, die reinkommen, und schick sie am Monatsende an meine Steuerberaterin.

Getippt oder gesprochen — im Programm oder vom Handy aus.

Summe des Monats geht am Monatsende weiter

Die Summe des Monats geht am Monatsende weiter.

Anlass
Sobald ein Beleg erkannt wird — und am Letzten um 18:00 der Versand.
Arme
Postfach, Belege, Dateien.
Freigabe
Vor dem Versand, immer: Du siehst Liste und Summe zuerst.
Was dein Gerät verlässt
Zum Erkennen der Anhang, der gerade geprüft wird, als Ausschnitt. Die Mail an die Kanzlei erst mit deinem Klick.

Nachgestellt

Was tut OCTOVO mit den Belegen im Postfach?

Er sucht die Mails mit Rechnungen, liest den Inhalt der Anhänge — PDF, Word, Tabelle, Bild —, legt jeden Beleg in den Ordner, den du genannt hast, und in eine sichtbare Mappe, in die du hineinsehen und aus der du Stücke entfernen kannst. Am Letzten schreibt er die Mail an die Kanzlei mit allen Belegen im Anhang und legt sie dir mit der Summe vor.

Jede Zeile im Gespräch ist ein Werkzeug, das es im Programm wirklich gibt. Die Namen sind erfunden.

Jonas Reiter 31.08., 18:00 nachgestellt Nachgestelltes Gespräch mit erfundenen Namen.

„Sammel alle Rechnungen, die reinkommen, und schick sie am Monatsende an meine Steuerberaterin.“

  1. Postfach durchsucht August · 412 Mails erledigt
  2. Anhänge gelesen 9 Rechnungen erkannt erledigt
  3. Belege abgelegt Dokumente/Belege/August erledigt
  4. Mappe „Belege August" geführt 9 Stück · 2.847,10 € erledigt
  5. Mail an die Kanzlei geschrieben Entwurf · 9 Anhänge erledigt
  6. Du siehst die Summe zuerst wartet auf dich wartet auf dich

Neun Belege, 2.847,10 €. Die Mail an Frau Kern liegt bereit. Nächsten Monat wieder, ungefragt.

Danach

Was siehst du danach?

  1. Die Mappe

    „Belege August · 9 Stück · 2.847,10 €" — mit Absender, Betrag und Datum je Beleg. Jeder hat einen Knopf „Gehört nicht rein"; was du aussortierst, merkt er sich als Regel.

  2. Die Dateien

    Jeder Beleg liegt als Datei in dem Ordner, den du genannt hast — mit dem Vermerk, aus welcher Mail er stammt. Von sich aus öffnet er fremde Dateien nicht.

  3. Die eine Mail

    Unter „Wartet auf dich": Empfänger, Text, neun Anhänge, die Summe im Betreff. Diese Mail geht in jeder Stufe erst nach deinem Ja hinaus — sie enthält Geldwerte und Daten Dritter.

Bei dir

Was bleibt bei dir — und wo ist die Grenze?

Bleibt auf deinem Gerät

  • Die Belege selbst: als Dateien in deinem Ordner, als Stücke in der Mappe. Beides liegt auf dem Gerät, nichts davon bei uns.
  • Die Summe: Sie wird auf dem Gerät gezählt, nicht vom Sprachmodell geschätzt.
  • Was keine Rechnung ist: „Amazon-Bestellbestätigungen sind für dich keine Rechnungen" — ein Satz im Gedächtnis, den du löschen kannst.

Wo die Grenze ist

  1. Kein Steuerrat. Er sammelt, ordnet und schickt — ob etwas absetzbar ist, entscheidet Frau Kern.

  2. Spam, Papierkorb und Entwürfe durchsucht er nicht; eine Suche gilt je Aufruf einem Postfach.

  3. Jede Datei aus einer Mail ist fremder Inhalt: Er sagt, woher sie kommt, und öffnet sie nicht von sich aus. Höchstens 20 Empfänger je Nachricht — die Kanzlei ist einer.

Nachgefragt

Fragen zu diesem Fall

Erkennt er auch Rechnungen, die nur im Text der Mail stehen?

Ja — er liest die Mail vollständig, nicht nur die Anhangsliste. Ist er unsicher, ob etwas eine Rechnung ist, legt er es dir als Frage vor, statt es stumm in die Mappe zu tun.

Was, wenn ein falscher Beleg in der Mappe liegt?

Du öffnest die Mappe, klickst bei dem Stück auf „Gehört nicht rein", und es ist draußen — vor dem Versand. Er lernt daraus einen Satz, etwa „Bestellbestätigungen sind keine Rechnungen", den du im Gedächtnis jederzeit wieder löschen kannst.

Geht die Mail an die Kanzlei auch ohne mich raus?

Nein, in keiner Autonomiestufe. Sie enthält Geldwerte und die Daten deiner Lieferanten — deshalb wartet sie immer auf deinen Klick. Du siehst Liste und Summe, änderst den Text, wenn du willst, und gibst frei.

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