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OCTOVO
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OCTOVO findet das Angebot auf deinem Gerät, liest das Word-Dokument, schreibt es mit dem neuen Preis für Position 3 neu — der Stand davor bleibt als Version erhalten — und legt dir die Mail an den Kunden mit dem geänderten Angebot im Anhang vor. Die Datei bleibt bei dir; die Mail geht erst mit deinem Klick.

Anwendungsfälle · Dienstag, 11:40

Im Auto. Position 3 im Angebot muss neu — und Herr Bauer wartet auf die Zahl.

Der Lieferant hat den Preis für die Stahlträger geändert, das Angebot von letzter Woche stimmt nicht mehr. Eigentlich müsstest du zurück ins Büro, das Dokument öffnen, die Zahl ändern, als PDF sichern, eine Mail schreiben. Herr Bauer hat gesagt, er entscheidet heute.

Was du sagst

Schick Herrn Bauer das Angebot von letzter Woche mit dem neuen Preis für Position 3: 4.200 statt 3.900.

Getippt oder gesprochen — im Programm oder vom Handy aus.

jeder Stand kommt zurück

Jeder frühere Stand kommt zurück.

Anlass
Ein Satz von dir — getippt oder gesprochen, vom Handy im selben Konto.
Arme
Dateien, Postfach, Kontakte.
Freigabe
Die Mail: ja. Die Datei ändert er — jeder Stand kommt per Klick zurück.
Was dein Gerät verlässt
Der Text des Angebots als Ausschnitt an das Sprachmodell. Die Datei bleibt auf dem Gerät; die Mail geht erst mit deinem Klick.

Nachgestellt

Was tut OCTOVO, wenn du ein Angebot ändern lässt?

Er sucht die Datei auf dem Gerät, liest das Word-Dokument, prüft, dass Position 3 wirklich 3.900 Euro sagt, und schreibt das Dokument mit 4.200 neu — der bisherige Stand wird vorher als Version gesichert. Dann schreibt er die Mail an Herrn Bauer, hängt das Angebot an und legt beides zur Freigabe vor.

Jede Zeile im Gespräch ist ein Werkzeug, das es im Programm wirklich gibt. Die Namen sind erfunden.

Markus Ebner 11:40 nachgestellt Nachgestelltes Gespräch mit erfundenen Namen.

„Schick Herrn Bauer das Angebot von letzter Woche mit dem neuen Preis für Position 3: 4.200 statt 3.900.“

  1. Angebot gesucht Angebote/Bauer_Halle2.docx erledigt
  2. Dokument gelesen Position 3: 3.900,00 € erledigt
  3. Angebot mit 4.200 € neu geschrieben Stand davor gesichert erledigt
  4. Kontakt nachgesehen Herr Bauer · Sie erledigt
  5. Mail mit Anhang geschrieben Entwurf · 1 Anhang erledigt
  6. Freigabe nötig wartet auf dich wartet auf dich

Das Angebot ist geändert, die Mail liegt bereit. Position 3 steht jetzt auf 4.200 €, die Summe ist mitgezogen. Der Stand von letzter Woche kommt per Klick zurück.

Danach

Was siehst du danach?

  1. Der Entwurf mit Anhang

    Unter „Wartet auf dich": die Mail an Herrn Bauer, kurz, mit dem geänderten Angebot im Anhang und dem Satz, warum: „Sie-Form, Bezug auf das Angebot von letzter Woche, nur Position 3 geändert."

  2. Die Datei mit Verlauf

    Im Bereich „Dateien": Bauer_Halle2.docx — Zeitpunkt, Anlass, Vorher und Nachher, und der Knopf „Diesen Stand wiederherstellen".

  3. Nichts endgültig

    Die alte Fassung ist nicht weg, sondern eine Version. Was er wegräumt, liegt 30 Tage im Papierkorb, den er nicht leeren kann.

Bei dir

Was bleibt bei dir — und wo ist die Grenze?

Bleibt auf deinem Gerät

  • Die Datei: im Ordner, in dem sie immer lag — nur mit neuer Zahl. Frühere Stände liegen verschlüsselt neben der Datenbank.
  • Wer Herr Bauer ist und wie du ihn ansprichst: im Adressbuch und Gedächtnis auf dem Gerät.
  • Das Protokoll: „Datei gelesen, neu geschrieben, Version gesichert, Entwurf vorgelegt" — mit Zeitpunkt.

Wo die Grenze ist

  1. Formatvorlagen: Ist Word auf deinem Mac installiert, lässt er Word das Dokument speichern, und Briefpapier, Schrift und Kopfzeile bleiben erhalten. Sonst schreibt er die Datei selbst — und sagt dir, dass dabei Formatierung verloren gehen kann.

  2. Die Zahl erfindet er nicht: 4.200 kommt von dir. Steht in Position 3 nicht 3.900, ändert er nichts und fragt.

  3. PDFs liest er — auch gescannte —, schreibt sie aber nicht um. Ein Angebot als PDF versendet er, wenn du es als PDF abgelegt hast.

Nachgefragt

Fragen zu diesem Fall

Bleibt mein Briefpapier erhalten?

Auf einem Mac mit installiertem Word: ja — Word legt das Dokument selbst an und speichert es mit seinen Vorlagen. Fehlt Word oder antwortet es gerade nicht, schreibt OCTOVO die Datei selbst, sagt das dazu, und der Stand davor bleibt als Version erhalten.

Kann ich die Änderung zurücknehmen?

Jederzeit. Im Bereich „Dateien" steht jeder frühere Stand mit Zeitpunkt und Anlass; „Diesen Stand wiederherstellen" holt ihn zurück. Der Papierkorb hält 30 Tage, und OCTOVO kann ihn nicht leeren.

Geht das auch mit Excel und PDF?

Excel-Mappen schreibt er als echte .xlsx-Dateien, ohne dass Excel installiert sein muss; der bisherige Stand wird auch dort gesichert. PDFs liest er vollständig — gescannte über die Texterkennung — und beantwortet Fragen dazu; umschreiben tut er eine PDF nicht.

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